• La digitalización de los procesos contables también plantea un reto para los negocios pequeños, que deben cumplir sus obligaciones tributarias sin sumar complejidad a su operación diaria.

Colombia. Octubre 2026- En 2025, los micronegocios de las 24 principales ciudades del país registraron ingresos nominales por $106,5 billones, según el DANE. En medio de esta dinámica económica, llevar correctamente las cuentas y cumplir con las obligaciones tributarias es fundamental para proteger las finanzas de las empresas. Uno de los aspectos que los empleadores deben revisar es la nómina electrónica, pues pagar los salarios no sustituye el soporte exigido por la DIAN para respaldar fiscalmente esos gastos cuando corresponde.

• Un salario puede haberse pagado puntualmente y, aun así, no contar con el soporte electrónico requerido para respaldarlo como costo o deducción ante la DIAN. Para los empleadores obligados a transmitir la nómina electrónica, omitir este procedimiento puede afectar el cálculo de sus impuestos y hacer que terminen tributando sobre una base mayor a la que correspondería si los gastos laborales estuvieran debidamente soportados.

El documento soporte de pago de nómina electrónica, reglamentado por la DIAN mediante la Resolución 000013 de 2021 y sus modificaciones, permite respaldar fiscalmente los pagos derivados de una relación laboral. Para quienes están obligados a generarlo, no basta con conservar comprobantes bancarios o desprendibles físicos. También deben transmitir la información correspondiente para su validación, dentro del plazo establecido.

“Muchos empresarios se concentran en pagar sus salarios y atender las necesidades del negocio, pero pueden pasar por alto que esos desembolsos requieren un soporte específico para efectos tributarios. Conocer el procedimiento es clave para evitar que un descuido administrativo termine afectando sus finanzas”, explica Caren Contreras, gerente de Marca y  Experiencia de Facturatech.

Cumplir sin complicar la operación

• La transmisión de la nómina electrónica debe realizarse dentro de los diez primeros días hábiles del mes siguiente al período correspondiente. El proceso exige registrar los conceptos pagados y las deducciones aplicables, revisar la información y conservar la validación del documento.

Para los establecimientos con pocos empleados, el desafío también está en encontrar una solución acorde con su volumen de operación. La DIAN dispone de una herramienta gratuita y el mercado ofrece plataformas con distintos modelos de servicio, incluidas alternativas de pago por paquetes de documentos.

“Una empresa pequeña no necesariamente necesita una infraestructura tecnológica compleja para cumplir. Lo importante es que identifique sus obligaciones, elija una herramienta adecuada y convierta la transmisión mensual en parte de su rutina contable”, señala Contreras.

Antes de presentar la declaración de renta, los empleadores deben verificar que los pagos laborales estén correctamente soportados y que los documentos requeridos hayan sido transmitidos y validados. Una gestión oportuna ayuda a prevenir errores y a respaldar las deducciones que procedan conforme a la normativa tributaria.

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